٦ نصائح تساعدك في تحسين التخطيط في مجال التدريب الإلكتروني
by Christopher Pappas
تمت الاضافة 2017-07-05 19:39:21
في وقت يتمتع فيه البعض بموهبة تخطيط فطرية، يتوجب علينا جميعاً العمل على تطوير هذه المهارة المهمة، فالاحتفاظ بعنصر التنظيم والتركيز على المهمة وإنجازها في الوقت المحدد، أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح والمهنية في مجال التدريب الإلكتروني.
تتطلب المسارات المهنية كافة درجة معينة من التنظيم، فهي مهمة للغاية في عملنا اليومي، ويتجلى ذلك عندما نعمل على أكثر من دورة إلكترونية واحدة في آن واحد، بالإضافة إلى المهام الأخرى في حياتنا المهنية. يمنحك التخطيط المناسب والصحيح القدرة على تحقيق الاستفادة القصوى من عملك اليومي وزيادة الإنتاجية، كما يسمح لك بإدارة وقتك بشكل أكثر فاعلية، ويضمن حصول كل من دوراتك التدريبية الإلكترونية على اهتمامك الكامل.
وفي هذه المدونة سنتناول 6 نصائح ستساعدك على تحسين وتطوير مهاراتك التخطيطية في مجال التدريب الإلكتروني.
- بناء خطة جدول زمني مفصل
أولا وقبل كل شيء، يتطلب التخطيط جدولا مفصلا يتم تحديثه باستمرار، بحيث يشتمل على التواريخ المهمة لمشاريع التدريب الإلكترونية الحالية والسابقة الخاصة بك، مثل مواعيد انطلاقها، ومواعيد انتهائها، وكافة المراحل الأساسية بين الموعدين، يجب عليك إيضا إضافة جميع المواعيد الشخصية والأحداث الخاصة بالتدريب الإلكتروني التي تدخل في جدول العمل الخاص بك، بدلا من إنشاء جدول منفصل بها. واحرص أيضا على إضافة الأحداث والمناسبات الجديدة لجدولك بأسرع وقت ممكن من أجل تجنب المواعيد المزدوجة أو نسيان الحدث تماما.
- تحديد أهداف قصيرة الأمد
من شأن تحديد الأهداف القصيرة الأمد أن يساعد على إدارة الأهداف الطويلة الأمد بشكل أفضل، كما يسمح لك بتحديد المهام اليومية التي تحتاج لإنجازها من أجل تحقيق هذه الأهداف، فكّر في الأهداف القصيرة الأمد على أنها أحجار البناء الأساسية التي تمنحك فرصة متابعة التقدم، والحفاظ على الحافز، وتحديد العقبات التي تقف في طريقك. على سبيل المثال، إذا لم تستطع إنجاز أهدافك القصيرة الأمد، يمكنك تقييم الوضع والتوصل لخطة عمل بديلة، بالإضافة إلى ذلك، من الجيد معرفة كيف ستتناسب أهدافك القصيرة مع الغاية الأكبر، من خلال إنشاء رسم بياني خاص بالهدف وعملية تقدمه. قم بتحديد كل خطوة تحتاجها لإنجاز هدفك الأساسي، بما في ذلك جميع المهام الفرعية التي تحتاج للانتهاء منها خلال العملية بأكملها.
- إنشاء قائمة بمشاريع ومهام التدريب الإلكتروني الحالية
العمل على أكثر من مشروع خاص بالتدريب الإلكتروني في آن واحد قد يتحول إلى أمر مجهد، ويعتبر التنظيم مفتاح الخروج من حالة الفوضى. ومن أجل تتبّع جميع مهامك وأحداثك ومشاريعك الخاصة بالتعليم الإلكتروني، قم بإنشاء لائحة بالأمور التي تنوي القيام بها، ثم حدثها بشكل دوري منظم. تزودك هذه الطريقة بلمحة عامة عما يحدث في الوقت الراهن، ويسمح لك بتحديد أولوياتك. يمكنك أيضا استخدام اللائحة لوضع جدول يومي أو أسبوعي للتأكد من عدم تفويتك لفرص أعمال مهمة.
- خطة لكل الاحتمالات الواردة
يتوقع مخطط التدريب الإلكتروني الفعّال ما هو غير متوقع، وهذا هو السبب في ضرورة ترك مساحة في جدولك الزمني لكافة الاحتمالات الواردة. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص ساعة يوميا باعتبارها "فترة سماح"، تتمكن خلالها من متابعة العمل الإضافي أو الاعتناء بمهمة أُضيفت فجأة إلى لائحة الأعمال التي يتوجب قيامك بها. وفي واقع الأمر، يجب أن تضع بعين الاعتبار تخطيط جدولك الزمني قبل أسبوع على انطلاقه كي تخصص يوما كاملا للاعتناء بالأمور غير المتوقعة إذا كان ممكنا أو في حال لم يطرأ جديد، وبعدها يمكنك استغلال وقت فراغك لإعادة شحن طاقتك والاسترخاء بعد أسبوع عمل مجهد.
- الاعتماد على أدوات خاصة بإدارة المشاريع
هناك عدد لا يحصى من أدوات إدارة المشاريع على الإنترنت تسمح لك بمتابعة مهامك والتعاون مع فريق التدريب الإلكتروني الخاص بك. والأفضل أنك تستطيع الوصول إليها في أي مكان وزمان، ما يعني إمكانية نحسين الإنتاجية. أيضا لا يتوجب عليك القلق من فقدان الوثائق المهمة، لأن جميعها مخزّنة إلكترونيا، تأكد فقط من استخدام أداة خاصة بإدارة المشاريع تناسب احتياجاتك، وتجعلك تحقّق الاستفادة القصوى من ميزاتها.
- معرفة متى يتوجب الاستعانة بمصادر خارجية
ستمر عليك اوقات لا يمكنك متابعة كل مهامك بنفسك، فهناك شخص واحد في نهاية الأمر، وهنا تمكن ضرورة التفويض خصوصا إذا أردت الاحتفاظ بإنتاجيتك والبقاء على المسار الصحيح. من المهم معرفة متى يجب الاستعانة بمصادر خارجية ومتى يجب الاعتناء بأعمالك لوحدك. وبالمثل، يجب أن تجد المساعدين المناسبين لفريق التدريب الإلكتروني الخاص بك، والذين يكملون مهاراتك الخاصة. التخلي عن السيطرة قد يكون مخيفا، خصوصا إذا اعتدت على العمل منفردا. ومع ذلك، إذا كان جدولك مزدحما، وكان هناك المزيد من المشاريع والمهام الخاصّة بالتعليم الإلكتروني التي يجب إضافتها، فإنه من الضروري حينها البحث عن مصادر خارجية للمساعدة.
ملاحظة: من المهم أيضا أن تدرك أن العفويّة لها استخداماتها أيضا، وعلى الرغم من أن التخطيط مهارة حيويّة، يجب أن تتمتع بالمرونة والقابلية للتكيف لاستغلال كل فرصة، الحفاظ على جدول منظّم أمر مهم، ووهو ما ينطبق أيضا على إبقاء خياراتك مفتوحة.